О возможности использования электронной подписи в документообороте СПбГУ при дистанционном режиме работы

Дата публикации:

Уважаемые Марина Юрьевна и Владимир Валерьевич!

С апреля этого года в связи со сложной эпидемиологической обстановкой и переходом на дистанционный формат обучения и работы в информационной системе документооборота «Дело» в Университете использовалась система электронных подписей. Однако осенью несмотря на увеличение заболеваемости коронавирусной инфекцией (COVID-19)
в Санкт-Петербурге этот незаменимый для дистанционной работы инструмент — электронная подпись — был почему-то отменен. Складывается абсурдная ситуация: я, диспетчер, работаю дистанционно, составляю расписание занятий и промежуточной аттестации в дистанционной форме для студентов, но Отдел документооборота требует от меня, чтобы распоряжения по утверждению расписаний заверялись мною «живой» подписью зам. начальника Учебного управления. То есть, по требованию ОДО я должна, сделав всю работу дистанционно, ехать на общественном транспорте, встречаться без необходимости с большим количеством людей, подвергая опасности свое здоровье, а также здоровье и жизнь членов своей семьи только потому, что в Университете перестали пользоваться электронной подписью для издания приказов и распоряжений.
Мне не понятно, как эта ситуация согласуется с заявляемой повсеместно заботой Университета о своих студентах и сотрудниках? Что дороже Университету — «живая» подпись или живой сотрудник?
Мне представляется, что работодатель не вправе требовать от сотрудника выполнения действий, могущих повлечь за собой угрозу здоровью работника и членов его семьи. Особенно, если в распоряжении работодателя есть удобный инструмент, позволяющий этого избежать.
Прошу вернуть в электронный документооборот возможность утверждения распоряжений посредством электронной подписи.

Ответ начальника Организационного управления СПбГУ Усеиновой Лауры Ефимовны:

На Ваше обращение об использовании электронной подписи в документообороте СПбГУ сообщаю следующее.

Санкт-Петербургский государственный университет (далее — СПбГУ) является организацией — источником комплектования Центрального государственного архива Санкт-Петербурга.

Приказы и распоряжения СПбГУ относятся к документам постоянного срока хранения, являются частью Архивного фонда Российской Федерации, соответственно, их оригиналы подлежат передаче в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга.

Начиная с 1 апреля 2020 года, в связи с отсутствием возможности соблюдать формальные требования документооборота, но вместе с тем, учитывая необходимость исполнения возложенных на СПбГУ задач и функций, распоряжением от 01.04.2020 № 965 «О соблюдении прав и законных интересов работников СПбГУ при организации делопроизводства в условиях эпидемии COVID-19» (далее — распоряжение № 965) должностным лицам, имеющим право подписи документов от имени СПбГУ, была предоставлена возможность учета и направления на регистрацию скан-копий приказов, распоряжений, исходящих писем с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее — СЭДД «Дело»). Эта необходимость была вызвана также невозможностью присутствия работников СПбГУ на рабочих местах в силу действия распоряжения от 03.04.2020 № 2655/1 «О мерах по реализации Указа Президента Российской Федерации от 2 апреля 2020 года № 239 „О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19)“».

Вместе с тем, принимая во внимание тот факт, что оформленные в таком формате приказы и распоряжения не могут передаваться на государственное хранение, распоряжением № 965 за должностными лицами — подписантами была закреплена обязанность по обеспечению передачи оригиналов приказов и распоряжений работникам отдела документационного обеспечения (далее — ОДО).

Начиная с 17 августа 2020 года, распоряжением от 15.08.2020 № 7270/1 «О мерах по профилактике новой коронавирусной инфекции (COVID-2019)» в СПбГУ был введен особый режим работы, предусматривающий обязанность должностных лиц организовать работу подчиненных работников с соблюдением установленных мероприятий по профилактике и предотвращению распространения новой коронавирусной инфекции и не исключающий возможность пребывания работников на своих рабочих местах. Именно с этого момента работниками ОДО начата работа по приему оригиналов приказов и распоряжений.

Однако по состоянию на текущий момент не все документы, подписанные с марта 2020 года, переданы работникам ОДО, в связи с чем возникает угроза утери документов, являющихся частью Архивного фонда Российской Федерации, в том числе по причине возникновения обстоятельств (например, увольнение, уход в долгосрочный декретный отпуск и др.), приводящих к невозможности подписания должностным лицом ранее прошедших регистрацию и учет в СЭДД «Дело» приказов и распоряжений. Данная ситуация может привести к невыполнению возложенной на СПбГУ задачи по обеспечению сохранности документов, подлежащих государственному учету и постоянному хранению.

Сообщаю также, что в настоящий момент возможность использования в СЭДД «Дело» шаблонов приказов и распоряжений для формирования их скан-копий и направления на регистрацию в электронном виде предоставлена тем должностным лицам, которые обеспечили своевременную передачу документов работникам ОДО в полном объеме (распоряжение от 07.12.2020 № 4275).

Печать E-mail

  • Просмотров: 1697

Обращаем Ваше внимание на то, что ответы на вопросы, размещённые в Виртуальной приёмной, подготовлены на основании нормативных актов, действующих на день размещения ответа. При ознакомлении с ответами просим Вас учитывать данное обстоятельство и принимать во внимание возможность изменения действующего законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов СПбГУ.