Об использовании корпоративного адреса электронной почты

Категория: Карпенко Павел Алексеевич.

В течение каждого календарного года я являюсь сотрудником СПбГУ, но в связи с перезаключением трудового договора по грантам я теряю доступ к корпоративной почте формата user@spbu.ru на несколько недель (в отдельных случаях — месяцев).

Грантовые обязательства и деятельность, связанная с публикациями по работам, выполненным в СПбГУ, сохраняются вне зависимости от текущего трудоустройства. Поэтому мне важно иметь доступ к корпоративной почте, на которой находится часть сведений по выполняемой работе и публикациям.

Кроме того, через указанный почтовый ящик я веду переписку с другими сотрудниками СПбГУ, в том числе с коллегами по проектам.

Согласно приказу от 23.07.2015 N5805/1 «О форме указания аффилиации авторов в научных статьях», сотрудники СПбГУ должны указывать корпоративный адрес электронной почты в качестве контактного (в т. ч. corresponding author). Утеря доступа к корпоративной почте создаёт препятствия в коммуникации, так как ожидается возможность связи с автором, указанным как контактное лицо, по предоставленному при подаче материалов публикаций адресу в течение неограниченного срока. Тот же адрес, как правило, используется для регистрации в наукометрических базах (например, Scopus или eLibrary) и для рецензирования статей. Условия отчётности различных грантов также могут предполагать, что аффилиация автора (и, соответственно, контактный адрес электронной почты) могут понадобиться в течение некоторого времени после завершения проекта, если публикации готовы к отправке в редакцию позднее.

В идеале хотелось бы решения возникших трудностей с выполнением работ посредством выделения корпоративного адреса электронной почты пожизненно, возможно, с введением более строгих квот на использование дискового пространства, если это является основным препятствием.

Однако, если такой вариант невозможен, то удобными альтернативами могут являться следующие предложения:
— устанавливать периоды активности почтовых ящиков с учетом сроков выполнения грантов;
— допускать использование персонального адреса электронной почты в целях научной коммуникации.

Прошу предоставить решение, которое было бы удобно для пользователей, позволяло выполнять рабочие и грантовые обязательства, а также удовлетворяло правилам СПбГУ.

Ответ начальника Управления-Службы информационных технологий СПбГУ Павла Алексеевича Карпенко:

Уважаемый Алексей Игоревич, благодарим Вас за обращение в Виртуальную приемную.

Порядок предоставления и отключения электронной почты регламентируется Приказом от 27.01.2023 № 581/1 «О внесении изменений в Правила использования корпоративной электронной почты Санкт-Петербургского государственного университета».

В соответствии с п. 2.5 данного приказа, предоставление доступа к корпоративной почте пользователям, временно не являющимся сотрудниками СПбГУ, осуществляется по решению руководителя структурного подразделения СПбГУ, сотрудничающего с данными пользователями, путем направления служебной записки через систему электронного документооборота «Дело» с указанием информации о пользователях, которым должны быть предоставлены полномочия по использованию запрашиваемого адреса электронной почты, и периоде использования запрашиваемого адреса электронной почты.

Печать E-mail

• Вперед