Об эффективности назначения студента директором cтудгородка

Вопроса: Уважаемый Геннадий Сергеевич! Прочитал Ваш ответ в Виртуальной приемной от 08.08.2012 на вопрос о привлечении строительными фирмами студентов для проведения ремонтных работ. В нем Вы упомянули, что наиболее активные и инициативные студенты становятся сотрудниками СПбГУ, и привели пример: директором студгородка вот уже почти год работает магистрант СПбГУ. Что Вы можете сказать об эффективности назначения студента директором студгородка? Благодарности — это здорово, конечно. Но, может быть, директору стоит представить подробный отчет о том, что сделано КОНКРЕТНО ИМ за год работы?
Спасибо!

Ответ проректора по эксплуатации материально-технической базы СПбГУ Геннадия Сергеевича Васильева: Спасибо Вам за вопрос. Мне кажется, это правильный подход — по итогам работы за год подводить итоги и отчитываться о проделанной работе. Для директора студгородка сейчас самое время это сделать — он работает почти год (он стал исполнять обязанности директора с 21.09.2011 г.), а сейчас проходит поселение студентов — ключевой этап годичного цикла работы в студгородке. В этой связи я поручил Д. В. Михайлову самому подготовить отчет о проделанной за год работе, его я и публикую как ответ на Ваш вопрос.
Отчет
«Исполняющим обязанности директора студгородка я был назначен 21 сентября 2011 г. приказом ректора СПбГУ. За несколько дней до этого состоялась моя встреча с ректором, на которой были определены основные направления моей работы. При этом ректор сразу сообщил, что со мной будет заключен срочный трудовой договор сроком не более чем до конца 2012 г. Соответственно, если я выполню поставленные передо мной задачи — он может быть продлен. Поэтому я в течение прошедшего года работал в соответствии с этим планом.
I. Использование и состояние помещений.
1. Проведена инвентаризация всех помещений общежитий студгородка.
В общежитиях никто никогда не вел общего учета использования помещений. В ходе поселения студентов в 2011 г. стало понятно, что даже коменданты не до конца представляют себе, как используются те или иные комнаты и подсобки. Поэтому ректор поручил в кратчайшие сроки провести полную инвентаризацию всех помещений общежитий Университета. Он попросил как можно активнее привлекать к этой работе представителей профкома, профкома студентов, студенческих советов и вообще всех, кто готов активно участвовать в жизни Университета. Он поручил также обеспечить открытость результатов этой инвентаризации в тех рамках, которые позволены законодательством, в частности, в области защиты персональных данных (см. об этом материалы Деканского совещания от 12.12.2011-п.4).
Во исполнение поручения ректора приказом проректора по эксплуатации материально-технической базы Г. С. Васильева была создана комиссия под моим председательством (см. приказ №3729/1 от 17.10.2011). В инвентаризации приняли участие представители студенческих советов факультетов СПбГУ и профсоюзных организаций.
Благодаря инвентаризации стало ясно, как используется каждое из помещений общежитий, в каком состоянии каждое из них находится. Блоки, требующие ремонта, были подробно описаны, что позволило определить объем ремонтных работ на ближайшую перспективу. Такая инвентаризация помещений проводилась впервые и оказалась крайне полезной процедурой. Как и предполагал ректор, открылось много фактов незаконного использования площадей общежитий, например незаконное занятие жилой площади нанимателями, большое количество так называемых «мертвых душ» среди проживающих (т. е. студентов, которые числятся проживающими, хотя на самом деле живут в совершенно ином месте), незаконное использование нанимателями бытовок и т. д.
Проведенная работа позволила провести торги на ремонт тех блоков, которые в наибольшей степени требовали ремонта, и сейчас 57 аварийных блоков (294 места), в которых была нарушена гидроизоляция в санузлах, ремонтируются подрядной организацией.
2. В результате инвентаризации студенты разных факультетов смогли воочию убедиться в отсутствии единого порядка комплектования жилых комнат, кухонь и других помещений мебелью и бытовым инвентарем. Нелогичность такого положения вещей была очевидна всем, поэтому, когда проект единых стандартов комплектования комнат был предложен мной к обсуждению членам студенческих советов, профсоюзных организаций и иным активным студентам, они приняли деятельное участие в обсуждении, их предложения позволили проректору по эксплуатации МТБ быстро утвердить данные стандарты, а затем и доработать их (подробнее см. п. 14 "Справка о состоянии дел в общежитиях (с дополнениями от 15.05.2012 и от 14.08.2012)").
3. Стандарты позволили определить, какие комнаты и в каких общежитиях данным стандартам не соответствуют. В процессе инвентаризации помещений общежитий также удалось четко установить, в каких комнатах мебель устарела и пришла в негодность. Были сформированы заявки и закуплена новая мебель, в результате чего мебельный фонд за прошедший год обновлен примерно на четверть. Особенно актуальна была для проживающих замена старых панцирных кроватей на современные, с ортопедическими матрасами.
4. Проводится работа по увеличению количества мест для поселения студентов. В этом направлении предприняты следующие шаги:
4.1. Как и предполагал ректор, кабинеты почти всех начальников участков общежитий, завхозов, работников РЭУ, бельевые, камеры хранения находились в жилых блоках, что сокращало количество мест под поселение студентов. Был разработан и почти полностью реализован план перевода рабочих мест из жилых блоков. Сейчас подавляющее большинство их них находятся на первых этажах зданий общежитий в нежилых помещениях (исключения обусловлены невозможностью перевода кабинетов (например, в общ. 21) или его нецелесообразностью (например, в общ. 12 — ввиду предстоящего капитального ремонта). Принятые меры позволили освободить под поселение студентов 50 мест.
4.2. Переоборудованы так называемые люксы — жилые помещения в общежитиях № 3, 4, 13, 19, которые использовались для поселения гостей Университета, командированных работников, размещения участников конференций. Для использования этих мест под поселение студентов была необходима дополнительная мебель, она заказана и в настоящее время заканчиваются ее поставки. В результате для поселения студентов получено дополнительно 190 мест, из которых 121 находится в Василеостровском районе города.
4.4. Как сообщал тогда ещё заместитель проректора Г.С. Васильев в 2008 г. (см. п. 7 служебной записки), в общежитиях проживает немало работников Университета. В частности, до середины 2011г. они проживали и в общежитии 1, занимая в общей сложности 33 места. После их выезда необходимо было привести данные комнаты в порядок и укомплектовать их необходимой мебелью, что и было сделано.
4.5. Как отмечалось в служебной записке Г.С. Васильева (пп. 2, 5), не все места в общежитиях использовались по целевому назначению. В частности, в общежитии № 13 долгое время осуществлялось обучение иностранных граждан по программе «Русский язык как иностранный», проживавших в том же общежитии на другом этаже. В настоящее время завершается ремонт этих «учебных классов», что даст дополнительно 45 жилых мест.
4.6. Продолжается работа по выселению из общежитий нанимателей — работников сторонних организаций (подробнее об истории вопроса — см. 7 служебной записки заместителя проректора Г. С. Васильева, а также п. 7 Справки о состоянии дел в общежитиях). В результате в течение последнего года удалось добиться освобождения 31 места, по-прежнему не освобождено 92 места. Напомню, что еще в 2007 г. в общежитиях проживало около 1000 посторонних лиц, основная часть которых была выселена в 2008 г. Нужно заметить, что работа в данном направлении идет крайне медленно, ведь все оставшиеся в общежитиях — работники правоохранительных органов, которые любыми (подчеркиваю — ЛЮБЫМИ!) средствами стараются сохранить за собой возможность проживания. При этом руководители проживающих, как правило, вместо того чтобы содействовать своим коллегам в решении жилищных проблем, в своих устных и письменных обращениях пытаются убедить ректора, проректора и меня в том, что целесообразно и дальше разрешить проживание указанным гражданам. Вероятно, им мешает сформировавшийся за многие годы менталитет, устоявшаяся традиция: «руководство Университета разрешает незаконное проживание нашим сотрудникам, а мы закрываем глаза на другие проблемы, входящие в нашу компетенцию: состояние пожарной безопасности в общежитиях, санитарное состояние комнат, „аргументы“, которые коменданты принимают во внимание при „решении вопросов“ переселения студентов из комнаты в комнату, „мертвые души“ среди уборщиков и т. п.».
4.7. При активном участии Профсоюзной организации работников СПбГУ проведен анализ договоров найма с работниками СПбГУ, проживающими в общежитиях. Как и везде, где системная проверка проводится впервые, выявлено множество случаев, когда наниматели не проживают в общежитиях, а вместо них поселены совершенно иные лица, для искусственного увеличения занимаемой площади вписаны не проживающие родственники и т. п. Количество мест, которые можно считать «пустующими», составляло 44.
В результате совместной работы на более жестких и, что принципиально важно, совершенно одинаковых условиях перезаключено более двухсот договоров найма, и эта работа продолжается. В результате к 25 августа удалось освободить 91 место, ранее незаконно занятое работниками СПбГУ.
5. В Университете долгие годы не решалась проблема списания имущества, пришедшего в негодность (подробнее об этом и проделанной в этом направлении работе см. материалы Деканского совещания от 13.02.2012-п.3). Склады большинства петергофских общежитий за многие годы были полностью забиты пришедшей в негодность мебелью, неисправной бытовой техникой и другими бесполезными предметами. В течение года вся развалившаяся мебель была списана и вывезена из студгородка, что позволило использовать освобожденные площади для переноса в них кладовых, бельевых, разместить в них кабинеты работников различных служб, создать помещения для хранения велосипедов и детских колясок.
II. Информатизация работы служб поселения
Год назад информатизация работы служб студгородка находилась на крайне низком уровне. Ни один из начальников участков общежитий ПУНК не использовал в работе компьютер, а хранил данные на бумаге и обрабатывал их с помощью калькулятора. Это создавало много проблем: например, в сведениях о количестве свободных мест были неизбежны неточности и ошибки и это открывало возможности для всяческих злоупотреблений.
Для исправления этой ситуации были предприняты следующие шаги:
1. Проведена инвентаризация всей компьютерной техники, находящейся на балансе студгородка, а также запасных частей. Отремонтированы и приведены в рабочее состояние ранее не используемые или неэффективно используемые компьютеры. На рабочее место каждого начальника участка был установлен персональный компьютер. Хотя компьютерная техника первоначально не была новой и не вполне отвечала современным требованиям, она позволила провести сплошное обучение начальников участков общежитий навыкам работы с ПК (см. ниже), а также организовать работу по учету состояния и использования жилого фонда.
2. Параллельно была заказана и закуплена современная компьютерная техника: рабочее место каждого начальника участка снабжено новым компьютером, МФУ с возможностью двухсторонней печати и подключено к Интернету.
3. До осени 2011 г. шахматки (т. е. схема размещения студентов по комнатам) всех общежитий велись начальниками участков вручную в виде записей в тетрадях. Вся эта информация была переведена в электронный вид, что позволило систематизировать информацию об использовании жилого фонда, создать «прозрачную» базу данных помещений общежитий и проживающих и ввести регулярный учет.
4. В связи с достаточно низким уровнем умения комендантов работать на компьютере было организовано их обучение. Для начальников участков общежитий проведены учебные курсы по основам работы с компьютером, которые необходимы для выполнения их служебных обязанностей: работа с электронной почтой, редактором Microsoft Word, составлением отчетов в Microsoft Excel. Для проверки умений каждого начальника участка была специально разработана процедура аттестации. Следующий этап обучения начальников участков был проведен весной — навыкам работы в программе «1С Поселение». В настоящее время все начальники участков работают в данной программе.
5. Программа «1С Поселение», в которой работали инспекторы Отдела поселения студгородка, использовалась только как инструмент для начисления платы за проживание и совершенно не позволяла вести статистический учет. Отчеты, создаваемые в этой программе, выдавали недостоверную информацию. Проректором по эксплуатации МТБ на основе моего обращения было принято решение о проведении торгов на разработку новой программы, задачей которой стало бы создание такой системы учета состояния и использования жилого фонда общежитий, при которой в любой момент времени уполномоченное лицо может удаленно (используя Интернет) получить доступ к информации о занятых и вакантных местах, а также сводную таблицу использования жилого фонда. Помимо этого, должно быть создано автоматизированное рабочее место коменданта общежития, расширены функции отчетов, налажен учет данных о техническом состоянии помещений, наличии мебели и др. Победителем торгов стала компания «Софт-Баланс», которая в настоящее время осуществляет разработку программы по уже согласованному техническому проекту.
III. Сервисы
Поскольку петергофские общежития удалены от инфраструктуры университетских кампусов, находящихся в центральной части города, важнейшая задача — развитие собственной инфраструктуры. В этом направлении также сделано немало:
1. В Петергофе создана площадка со спортивными снарядами (перекладины, брусья и т. п.);
2. Для обеспечения возможности заниматься спортом в любое время года в сентябре этого года начнется установка уличных тренажеров рядом с комплексом спортивных площадок студгородка ПУНК, соответствующие торги уже проведены.
3. Несколько лет не ремонтировались тренажеры в зале, расположенном в общежитии № 13. Заключен необходимый договор, и снова пользуется большой популярностью беговая дорожка, велотренажер и тренажер для пресса, будет закуплено и дополнительное оборудование. Все это увеличило посещаемость тренажерного зала примерно в 5 раз. Многие годы оборудование тренажерного зала никем не обслуживалось, что приводило к его преждевременному износу. В настоящее время заключен договор на обслуживание тренажеров со специализированной организацией, так что теперь, надеюсь, тренажеры проработают дольше.
4. Были отремонтированы лежащие многие годы мертвым грузом на складе велосипеды и роликовые коньки. Открыт Пункт проката спортивного инвентаря, где указанное оборудование в теплое время года можно взять во временное пользование.
5. На территории студгородка оборудованы не только уличные велопарковки, но и помещения для сезонного хранения велосипедов и детских колясок.
6. До 2008 г. в Студгородке работало такое подразделение, как прачечная самообслуживания. После увольнения (по причинам, не связанным с Университетом) соответствующего работника прачечная без разумных оснований была закрыта.
В 2008–2011 гг. за помещением, инженерными системами и стиральными машинами никто не следил. В результате они частично пришли в негодность. В настоящее время ведется работа по подготовке технического задания на проектирование вентиляционной системы и оборудования помещения, проведена диагностика работоспособности стиральных и сушильных машин, восстановлена система водоснабжения.
7. Несколько лет не обслуживались климатические системы (вентиляция, кондиционеры, тепловые завесы) в помещениях тренажерного и бильярдного залов, компьютерного центра. Из-за этого не соблюдался минимальный уровень комфорта, нарушались санитарно-гигиенические нормы в упомянутых помещениях. При этом ранее контрольные органы не обращали внимания на такие нарушения. Для ликвидации проблемы в начале 2012 г. был заключен договор на ремонт и обслуживание климатического оборудования (вентиляционных систем, кондиционеров, тепловых завес) в помещениях тренажерного и бильярдного залов, компьютерного центра, столовой в общежитии № 12. В настоящее время специализированная организация проводит диагностику оборудования.
8. Определены помещения и подготовлены необходимые документы для сдачи в аренду на законных основаниях (в том числе с обязательной компенсацией всех коммунальных платежей (воды, электричества, тепла) с целью создания таких социально значимых объектов, как аптека, парикмахерская, мастерская по ремонту обуви, продуктовый магазин, магазин канцелярских и хозяйственных товаров. В настоящее время проходит подготовка к проведению соответствующих торгов.
9. Тарифы на услуги, оказываемые проживающим в студгородке, существенно устарели, были ничем не обоснованы, а порой и завышены. В течение года была инициирована работа по их пересмотру, которая завершилась утверждением приказом первого проректора по экономике тарифов на спортивно-оздоровительные, бытовые услуги, а также услуги компьютерного центра.
10. Осуществляется перевод общежитий на уборку внешними клининговыми компаниями. Опыт перехода на уборку общежитий подрядчиком оказался успешным. Экономия средств СПбГУ в годовом исчислении составила 10 млн руб. При этом качество уборки возросло: Университет жестко наказывает отступления от технического задания, что заставляет подрядчика выполнять взятые обязательства. За качеством работы клининговой компании налажен не только административный, но и общественный контроль (в частности, в каждом общежитии на вахте находится журнал, в который любой проживающий может внести запись о некачественной уборке — неустраненные замечания являются основанием для ответственности подрядчика). В настоящее время начался процесс поэтапного перевода на внешнюю уборку общежитий ВУНК: с 1 сентября 2012 г. уборку общежитий на улице Кораблестроителей также будет осуществлять внешний подрядчик.
IV. Благоустройство территории
1. Впервые в студгородке (Петергоф) появились не одна, а сразу две детские площадки — для малышей и детей постарше. Причем таким детским площадкам, как у нас, могут позавидовать не только жители Петергофа, но и других районов Санкт-Петербурга.
2. На внутреннем пятачке студгородка ПУНК организована площадка для отдыха, установлены скамейки, урны, разбиты клумбы, постоянно ведется контроль за состоянием газона. Площадка в качестве зоны отдыха и общения пользуется большим спросом среди проживающих.
V. Оптимизация процедуры поселения
1. В 2011 г. практически полностью отсутствовала координация и взаимодействие между руководителями и рядовыми сотрудниками различных управлений ректората СПбГУ, участвующими в процессе поселения: Управлением по работе с молодежью, Управлением режима и охраны, студгородком, а также между руководителями и сотрудниками различных служб самого студгородка — отделом поселения, начальниками участков в общежитиях, бюро пропусков.
В 2012 г. для координации работы всех служб, участвующих в процессе поселения, был создан штаб по организации поселения, на заседании которого обсуждаются и решаются вопросы представителями Управления главного инженера, Управления режима и охраны, Управления по связям с общественностью, Управления по работе с молодежью, администрации студгородка. Создание штаба и его работа позволили скоординировать действия руководителей и сотрудников различных подразделений СПбГУ, связанных с поселением, учесть возможные трудности и наладить механизмы их устранения.
2. В 2011 г. списки на поселение были сформированы слишком поздно — уже после начала поселения они непрерывно исправлялись, дополнялись, изменялись, в том числе из-за большого количества ошибок. Основная масса студентов не была распределена не то что по блокам, но даже по общежитиям. Те списки поселяющихся, в которых содержалась группировка по общежитиям, не были доведены до начальников участков. В результате только в двух общежитиях было известно, кого нужно поселить. Основная масса прибывших на поселение в неведении кочевала от общежития к общежитию, что приводило к массовым беспорядкам, давкам и даже дракам.
Списки содержали многочисленные повторы фамилий, один человек мог числиться в двух и даже в трех списках сразу же. Это увеличивало число поселяющихся в списках, следовательно, не позволяло планировать. Около 300 человек, прибывших на поселение, отсутствовали в списках.
В 2012 г. списки поселяющихся были тщательно выверены, ошибки исправлены. Исключены повторы фамилий, исключены те студенты, которые числились обучающимися по нескольким образовательным программам, исключены студенты, имеющие регистрацию в СПб. Списки на поселение публикуются заранее. Они размещены сразу на двух страницах сайта СПбГУ и вывешены в печатном варианте во всех общежитиях и перед КПП студгородка. Персональные данные поселяющихся импортированы в базу данных «1С Поселение» заранее. В базу данных также уже внесены номера общежитий и комнат. В результате на 2194 поселенных студента (по состоянию на 10:00 30.08.12 г.) в ходе поселения обнаружено лишь 10 ошибок. Отсутствие ошибок существенно сокращает трудозатраты всех, кто помогает студенту в заселении и радикально сокращает время на оформление документов.
3. В 2011 г. не до конца была ясна ситуация со свободными местами, что стало следствием ручного учета свободных мест и отсутствия ясных данных об использовании помещений студгородка (см. выше). Более того, такой учет не давал никакой толковой статистики по количеству занятых и свободных мест.
В 2012 г. в результате работы по инвентаризации помещений и улучшению информационного оснащения работников студгородка получена достоверная информация о количестве свободных мест, которая позволяет контролировать ситуацию в режиме реального времени.
4. В 2001 г. очереди в студгородке были везде: на КПП, в отделе поселения, у начальников участков, в кассу… Причины очередей:
4.1. В 2011 г. на КПП:
• Информация о заселяющихся у работников бюро пропусков отсутствовала, работники тратили много времени на то, чтобы понять, кто пытается пройти на территорию.
• На КПП было оборудовано только одно рабочее место инспектора, выдающего пропуска. 
• Персональные данные пропускаемых вводились работниками бюро пропусков вручную. 
• Выдавался только разовый пропуск, который при каждом выходе с территории приходилось оформлять заново, что значительно увеличивало очередь. В результате на получение пропуска приходилось тратить около часа.
В 2012 г. порядок получения пропуска на территорию в студгородок в Петергофе изменен:
• На КПП оборудованы 3 рабочих места для выдачи пропусков. 
• Вместо разового пропуска поселяющемуся выдается временный, на срок 14 календарных дней.
• Персональные данные поселяющихся заранее внесены в базу данных, производится только их сверка, что значительно сокращает время выдачи пропусков. За 1 час через КПП может пройти 300 человек, среднее время выдачи одного пропуска составляет 40 сек.
В результате очередь на КПП появилась лишь ночью перед первым днем поселения, за первый час работы все желающие прошли на территорию, и более данная очередь ни разу не возникла.
4.2. В 2011 г. в Отделе поселения:
• Для того чтобы поселиться в общежитие, студент должен был получить направление на поселение в отделе поселения, после чего идти в общежитие.
• При оформлении договора найма инспекторы отдела поселения вручную вносили информацию о поселяющемся в базу данных «1С» — паспортные данные, категорию обучающегося (созваниваясь с учебными отделами или требовали справки), номер комнаты (созваниваясь с комендантами).
В 2012 г.:
• Функция по оформлению договоров найма поселяющегося передана начальникам участков общежитий. Это позволило рассредоточить по общежитиям очередь, которая ранее стояла в отдел поселения, а также сократить количество инстанций, которые надо было пройти для поселения.
• Проведена компьютеризация рабочих мест начальников участков общежитий. Каждое рабочее место оборудовано новейшей компьютерной техникой и двухсторонним печатающим устройством, компьютеры подключены к сети Интернет. Начальники участков общежитий обучены работе с программой «1С Поселение». Программа, помимо договора-найма, сразу же выдает и заявления-обязательства на инвентарь и мебель, что существенно сокращает время, затрачиваемое на оформление документов.
В результате работники отдела поселения перестали участвовать в поселении каждого студента, а оказывают помощь начальникам участков в решении возникающих вопросов, контролируют правильность оформления документов, помогают исправить ошибки. Работники отдела поселения параллельно готовят квитанции на оплату проживания для поселившихся и передают их комендантам для выдачи проживающим.
4.3. В 2011 г. в общежитиях:
• Для заселения необходимо было пройти инструктаж и внести запись в специальный журнал непосредственно у начальника участка.
• Комендант вручную записывал паспортные данные поселяющегося в специальную тетрадь.
• Комендант в процессе поселения подбирал поселяющемуся комнату, показывал несколько комнат на выбор по всему общежитию. 
• У завхоза поселяющийся стоял в очереди за матрасом, подушкой и бельем.
• У коменданта поселяющийся получал недостающую мебель, менял мебель. 
• Заявления-обязательства на получение мебели и постельных принадлежностей заполнялись вручную.
В 2012 г.:
• Перераспределены обязанности между начальниками участков общежитий и завхозами. Начальник участка занимается поселением, а завхоз выдает мебель, белье и другой инвентарь, принимает вещи в камеру хранения.
• Комнаты заранее были подготовлены под заселение, оборудованы необходимой мебелью. Белье также было разложено по комнатам. Это оптимизирует работу завхозов, сокращая время, которое тратится на поселение 1 человека.
• Инструктаж поселяющихся проводится перед входом в кабинет начальника участка, правила пожарной безопасности в общежитиях и правила внутреннего распорядка СПбГУ размещены на специальных стендах, что позволяет ознакомиться с текстами, стоя в очереди. Журнал, в которых делаются отметки о прохождении инструктажа, находится и контролируется волонтерами. К начальнику участка поселяющийся проходит уже после инструктажа. Таким образом, функции начальника участка сводятся лишь к оформлению договора найма и выдачи ключей.
В результате время оформления документов для одного проживающего сократилось с 20–25 мин. в 2011 г. до 3–5 мин. в 2012 г.
5. В 2011 г. для получения постоянного пропуска и регистрации по месту пребывания необходимо было оплатить проживание, отстояв сначала очередь на оформление квитанции, затем в кассу.
В 2012 г. для получения постоянного пропуска и регистрации по месту пребывания необходимо только оформление договора-найма у начальника участка общежития. Оплата за проживание производится проживающим в удобное для него время в течение полугода.
6. В 2011 г. одной из причин неразберихи при поселении стало отсутствие информационной работы: люди не знали, куда идти и к кому обращаться.
В 2012 г. информационная работа была налажена существенно лучше:
• Подготовлены специальные стенды — в общежитиях с текстами инструктажей и необходимой информацией для поселения, перед КПП создан специальный стенд-тумба, где размещены списки поселяющихся. 
• По территории студгородка расставлены специальные указатели, карта студгородка с указанием всех необходимых объектов.
• Списки поселяющихся опубликованы на сайте, на стенде перед КПП, в каждом из общежитий.
• Организована беспроводная связь Wi-Fi в холлах общежитий с бесплатным выходом на сайт СПбГУ.
• На сайте Студгородка создан специальный раздел, посвященный кампании по поселению 2012–2013 года. Размещена вся необходимая информация: списки, порядок поселения и документального оформления поселения, приказы о тарифах и другие локальные акты СПбГУ, касающиеся вопросов поселения в общежития. (см. также Помощь поселяющимся)
• Каждому поселяющемуся вручена брошюра – справочник первокурсника, где прописаны все необходимые процедуры, связанные с поселением, а также описана инфраструктура студгородка, контактные данные всех работников, непосредственно отвечающих за работу служб студгородка. 
• Организован информационный центр на территории студгородка, где можно получить ответы на все возникающие вопросы. 
• На территории студгородка работает команда волонтеров, которые регулируют очереди, проводят разъяснительную работу, выдают информационные буклеты, проводят необходимые инструктажи в общежитиях, разводят поселяющихся по комнатам. Руководитель группы волонтеров постоянно поддерживает связь с директором студгородка и другими работниками.
7. В 2011 г. алгоритмы поселения, обмена комнатами, переселения на свободное место не были прописаны, а пересказывались устно. В результате возникало множество вопросов и масса интерпретаций и одни и те же проблемы решались в разных общежитиях по-разному.
За прошедший год эти алгоритмы обсуждены со всеми участниками процесса поселения, опубликованы на сайте Университета как ответы на частные вопросы в Виртуальной приемной, а затем обобщены во Временном порядке поселения в общежитиях СПбГУ, который утвержден приказом проректора по эксплуатации материально-технической базы.
VI. Обеспечение общественного порядка
1. Осенью 2011 г. в общежитии № 10 регулярно совершались акты вандализма, наиболее частые из которых — разрушение подвесного потолка в холлах и коридорах. Поскольку хулиганские действия происходили в ночное время, а сами проживающие не могли (или не хотели) сообщать о виновных, найти и наказать их было сложно. Для поддержания порядка в световых холлах силами работников студгородка были установлены камеры видеонаблюдения. Это принесло определенные плоды — само наличие камер снизило число хулиганских выходок, в трех случаях вандалы были опознаны и исключены из СПбГУ. Кроме того, система видеонаблюдения помогла раскрыть кражу, произошедшую в общежитии: студент, похитивший ноутбук у проживающего в общежитии № 10, был опознан по данным камеры наблюдения, впоследствии отчислен из СПбГУ.
2. Составлен и отлажен алгоритм действий работников администрации студгородка по применению мер к нарушителям Правил внутреннего распорядка. Для этого разработан проект соответствующего положения, организовано его общественное обсуждение на сайте СПбГУ. Единые и понятные правила позволяют правильно и быстро подготовить необходимые документы для оказания мер дисциплинарного и административного воздействия, начиная от выговора и заканчивая отчислением из СПбГУ. Такие меры воздействия уже неоднократно применены, двое студентов отчислены именно за нарушение порядка в общежитиях. Статистика показывает, что за год среднемесячное число нарушений сократилось примерно на 30%.
Подводя итог, полагаю, что тестом на прочность выступили первые дни поселения, когда в результате согласованных действий за первые четыре дня было поселено на 300 студентов больше, чем за все время поселения в 2011 г. Огромное спасибо всем, кто оценил проделанную мной и моими коллегами работу и нашел время поблагодарить нас: Благодарность за хорошо организованный процесс поселения, Благодарность директору Студгородка за хорошо организованный процесс поселения, Благодарность директору Студгородка за хорошо организованный процесс поселения (2), Благодарность за хорошо организованный процесс поселения (2).
Я доволен, что план работы на год, обозначенный на встрече с ректором в 2011 г., в основном выполнен. Мне нравилось учиться в Университете, теперь я с большим удовольствием здесь работаю. Прекрасно понимаю, что еще многое нужно сделать. Жду Ваших замечаний, предложений и помощи!»
Директор студгородка СПбГУ,
выпускник СПбГУ 2012 г.,
председатель студсовета физического факультета СПбГУ с 2008 по 2011 г.