Об эффективности назначения студента директором Студгородка: с дополнениями от 15.10.2013

Вопрос: В своем отчете о проделанной работе, опубликованном в виртуальной приемной, директор студгородка Д.В. Михайлов писал: "Прекрасно понимаю, что ещё многое нужно сделать". Не пора ли директору Студгородка обновить отчет о проделанной работе? Думаю многие хотели бы его почитать. Прошел целый год, наверное появились новые успехи?

Отчет директора Студгородка СПбГУ Михайлова Дмитрия Владимировича:

I.    Состояние и использование помещений


1. Для уточнения результатов инвентаризации помещений 2011-2012 года проведено дополнительное обследование помещений на предмет их технического состояния, по итогам обследования составлен обновленный реестр аварийных помещений. На основе данного реестра совместно с работниками управления главного инженера составлен план ремонта на 2013 год. При составлении плана учитывалось расположение жилых блоков. По возможности, в ремонт включались жилые блоки, расположенные на одном стояке канализации. Это позволило оптимально провести ремонт устаревших коммуникаций и тем самым устранить причины «каскадных» протечек. Также учитывался характер аварийности каждого блока. В каких-то жилых блоках требовали капитального ремонта только санузлы, в которых была нарушена гидроизоляция, где-то нужен был косметический или капитальный ремонт только в жилых комнатах, а где-то и капитальный ремонт всего жилого блока. Поэтому в ремонт включались только места локализации неисправностей. Это позволит ввести в строй максимальное количество жилых мест. Часть жилых блоков уже отремонтирована силами СПбГУ, другая часть – подрядными организациями, на основании проведенных торгов. В настоящее время завершаются ремонтные работы в общежитиях ВУНК. В результате будут отремонтированы:

  • жилые блоки на 179 мест, отремонтированы почти все жилые комнаты общежития №5, где ремонт не осуществлялся уже более 10 лет
  • санузлы в 56 жилых блоках
  • кровля здания общежития №19, из-за аварийного состояния которой регулярно в дождливое время года происходили протечки в комнаты на 12 этаже.
  • общие душевые в 17 общежитии.

Были проведены торги на ремонт 85 жилых блоков на 384 места в общежитиях Петергофа. С подрядчиком ООО «Кэрол» был заключен договор, подписан акт о передаче рабочей площадки. Однако подрядчик отказался проводить работы, что повлекло расторжение соответствующего договора. Силами ремонтной бригады СПбГУ в общежитиях Петергофа отремонтировано 12 блоков на 60 мест и 10 санузлов, в 4-х блоках (20 мест) в настоящий момент завершается ремонт.

2. Организована работа по освобождению бытовых помещений общежитий (так называемых “бытовок”), которые, как было обнаружено в ходе масштабной инвентаризации помещений в 2011 – 2012 году, были незаконно заняты нанимателями, не являющимися обучающимися, и использовались для хранения личных вещей и других целей. Так, например, в некоторых бытовках были устроены мастерские, кухни, овощехранилища. Ключи от этих помещений были получены нанимателями в прежние годы при неизвестных обстоятельствах. Правил получения в личное пользование бытовок никогда не существовало, как не существовало никаких документов, подтверждающих право на их использование. Скорее всего, ключи от бытовок получали те из нанимателей, которые были «ближе» всего к коменданту. Нанимателям были вручены уведомления о необходимости освободить данные помещения. Большая часть бытовок уже освобождена. Это позволило решить следующие проблемы:

  • Оборудовать в общежитиях учебные комнаты. Учебные комнаты во многих общежитиях отсутствовали, либо располагались в помещениях, которые по проекту здания являлись жилыми. При этом из жилого фонда отнималось в среднем по 5 мест на каждую такую комнату. Более того в ряде жилых двухкомнатных блоках, переоборудованных под учебные комнаты, были убраны межкомнатные перегородки, демонтированы душевые. Данная ситуация допускалась в прежние годы, когда мест для поселения всех нуждающихся в общежитии студентов хватало и многие комнаты пустовали. С увеличением числа поступающих в Университет иногородних студентов, ввиду нехватки мест под поселение, такая ситуация стала недопустимой. Было принято решение вместо одной большой учебной комнаты на всё общежитие, оборудовать несколько таких комнат в освобожденных бытовках, расположенных в световых холлах общежитий. Именно эти бытовки по проекту зданий предназначались под читальные комнаты. В результате уже появилось 10 учебных комнат. Учебные комнаты укомплектованы столами, стульями, стеллажами для книг, розетками для подключения компьютеров. Разработаны правила пользования учебными комнатами и организован порядок получения ключей от них. Жилые же помещения были отремонтированы и приведены в порядок. В результате в жилой фонд возвращено 20 мест.
  • Завершить процесс перевода из жилых блоков, располагавшихся в них служебных помещений (кабинетов работников, кладовых, камер хранения и т.д.). Это дало еще 15 мест для поселения студентов.

3. От студентов и работников СПбГУ регулярно поступала информация о невостребованности жилого фонда санатория-профилактория при оздоровительных заездах. Студенты, получившие оздоровительные путевки в санаторий-профилакторий, фактически комнатами не пользовались, а на их места периодически поселялись участники конференций и симпозиумов. На основании данных о проходах на территорию санатория-профилактория обучающихся, заявленных на оздоровительные заезды (полученных от системы контроля и управления доступом Студгородка), был проведен анализ пользования жилыми помещениями в санатории – профилактории СПбГУ. Результаты анализа показали, что в ночное время жилыми помещениями санатория-профилактория регулярно (более 50% времени заезда) пользуются только 3% от числа обучающихся, проходящих оздоровление. Была инициирована инвентаризация помещений санатория – профилактория. В результате инвентаризации, которая была проведена с участием представителей Студсовета СПбГУ, Профсоюзной организации работников СПбГУ, подтвердилась информация о том, что жилой фонд в основном простаивает и не используется по назначению, в части жилых по проекту здания помещений располагаются кабинеты работников санатория – профилактория и клиники восстановительной медицины (84 места). Таким образом, стало понятно, что места используются неэффективно. В связи с тем, что число иногородних студентов, поступающих в СПбГУ, ежегодного увеличивается, такая ситуация недопустима. После проведенного анализа результатов инвентаризации и переговоров с руководством клиники восстановительной медицины и санатория – профилактория, часть помещений была передана по акту в жилой фонд Студгородка, что дополнительно дало 162 места для поселения студентов. Было принято решение оставить только 20 мест в клинике для поселения действительно нуждающихся в проживании во время прохождения оздоровления в санатории студентов. Жилые помещения были доукомплектованы необходимой мебелью и заселены первокурсниками в августе 2013 года.

4. Результаты детального обследования помещений 18 общежития показали, что в части комнат, жилая площадь, приходящаяся на 1 человека, несколько больше чем 6 кв.м., и ее вполне достаточно для поселения в комнату еще одного студента (одноместные комнаты по 12 кв.м., двухместные по 18 кв.м. и т.д.). Было организовано оборудование мебелью дополнительных жилых мест в таких комнатах. В итоге получено еще 23 места.

5. В ходе инвентаризации мест, проводимой в 2011-12 годах были обнаружены случаи, когда обучающийся поселялся в общежитие, регистрировался, но фактически в общежитии не проживал (так называемые «мертвые души»). Однако не было точно известно сколько таких случаев, кто именно является мертвыми душами, сколько мест в результате фактически пустовало. В условиях нехватки мест под поселение этот вопрос потребовал особого внимания. С помощью проверки проходов в общежития по данным системы контроля управления доступом Студгородка СПбГУ, в период с сентября 2012 года по июль 2013 года, регулярно собиралась информация об общем количестве зарегистрированных, но фактически не проживающих обучающихся в общежитиях СПбГУ. Обучающийся считался фактически не проживающим, если в течение месяца он появлялся в Студгородке (проходил через электронный турникет) менее 10 раз. Начальниками участков общежитий Студгородка с помощью регулярных обходов комнат, информация полученная на основе сведений системы контроля управления доступом проверялась и составлялись акты подтверждающие факты не проживания обучающегося. Через учебные отделы лицам, фактически не проживающим в общежитиях вручались уведомления с предупреждением о том, что на основании ст.103, 83 ЖК РФ наймодатель (в данном случае СПбГУ) может инициировать расторжение договора найма специализированного жилого помещения, и соответственно, выселение и в письменной форме запрашивались объяснения причины фактического не проживания. С уведомлением также направлялся проект соглашения о досрочном расторжении договора-найма в добровольном порядке. Также проводилась разъяснительная работа с такими студентами через студенческий совет. На сайте Студгородка была размещена подробная пошаговая инструкция, помогающая самостоятельно зарегистрироваться по месту фактического пребывания на сайте госуслуг. В результате проведенной за год работы добровольно расторгнут 161 договор-найма. Кроме того было выявлено 118 обучающихся, зарегистрированных, но фактически не проживающих в общежитии, которые не оплачивали проживание более 6 месяцев. Таким проживающим были подготовлены и вручены уведомления о расторжении договора-найма в одностороннем порядке. Таким образом, всего было освобождено под поселение обучающихся 279 мест.

6. Продолжена работа по выселению из общежитий незаконно проживающих работников сторонних организаций. В результате разъяснительной работы добровольно выехало 11 нанимателей, которые освободили 46 мест. По остальным Университет вынужден был обращаться с исками о выселении в суд. Для этого были подготовлены и переданы работникам Юридического управления пакеты документов необходимые для передачи дел в суд. В результате судом приняты положительные решения в отношении СПбГУ по 18 работникам сторонних организаций, занимающих в общей сложности 37 мест, 13 из них уже освобождено. Работа в этом направлении продолжается.

7. Проанализированы ранее выданные служебные ордера на предмет законности проживания граждан на их основании. В настоящее время на основании ордеров в общежитиях проживают 38 семей, которые занимают 162 места. Большинство из них уже давно не работает в Университете. В результате анализа выявлено 9 случаев (58 мест) в которых право проживания может быть оспорено в судебном порядке. Соответствующие материалы для решения вопроса о выселении в суде также переданы работникам Юридического управления.

8. По состоянию на конец августа 2012 года в общежитиях проживали 263 нанимателя – работника СПбГУ, занимая 844 места. При этом часть из них либо имели в собственности квартиры в Санкт-Петергбурге, либо получали в Университете зарплату, которая позволяла решить жилищный вопрос. В результате проведенной за год работы по убеждению таких граждан в том, что их проживание в студенческих общежитиях не позволяет создать нормальные условия для проживания студентов, из общежитий выехало 84 нанимателя, которые освободили к настоящему моменту 257 мест.

 

II.  Оснащение общежитий

 

1. Продолжена работа по замене устаревшего мебельного фонда и доукомплектовывания комнат дополнительной мебелью и инвентарем, согласно разработанным и утвержденным в 2012 году стандартам оснащения помещений общежитий. Проанализировано состояние всего мебельного фонда общежитий, а также количество недостающей мебели. В результате было заказано более 11000 единиц мебели. В настоящее время все торги проведены, идут поставки. Таким образом, будет полностью заменен устаревший мебельный фонд и восполнено недостающее количество мебели. Кроме того, впервые Университетом закуплены для общежитий настольные лампы.

2. Электрические плиты на кухнях общежитий не закупались с 2007 года и фактически все пришли в негодность и уже не подлежали ремонту. Особенно остро стоял вопрос в 14 и 15 общежитиях. В течение года были организованы закупки и в итоге заменены на 100% плиты в общежитиях Петергофа. Новые плиты более качественные и кроме того они имеют функцию “гриль”. Также на 100% заменены плиты в общежитиях 1,2,3 на ул. Кораблестроителей и по потребностям в других общежитиях города.

3. Закуплены и заменены 30  холодильников на кухнях в 19 общежитии.

4. Закуплено новое постельное белье и матрасы, в итоге фонд бельевых обновлен на 50%.

5. В общежитиях №3 и 4, где в жилые блоки для поселения студентов были переоборудованы ранее существовавшие так называемые «люксы», отсутствовали кухни. Для решения этой проблемы также были закуплены плиты и технически оборудованы места для приготовления пищи.

6. Кабинеты начальников участков и завхозов общежитий практически во всех общежитиях были оформлены как жилые комнаты, рабочие места оборудованы кое- как по усмотрению начальников участков. Зачастую при оформлении кабинета наибольшее внимание уделялось организации чайного уголка, а не рабочей зоны. Разработан единый стандарт оформления кабинета начальника участка общежития, заказана необходимая офисная мебель, в настоящее время идут ее поставки. Таким образом, в ближайшее время кабинеты начальников участков общежитий и завхозов будут оформлены по единому стандарту и приобретут офисный вид.


III.    Информатизация служб Студгородка 

 

1. Продолжена начатая в 2011-2012 годах работа по компьютеризации рабочих мест работников Студгородка. Теперь компьютерами оборудованы также и рабочие места завхозов общежитий. Проведено обучение завхозов общежитий базовым навыкам по использованию компьютеров, баз данных, по использованию программы 1С. По результатам обучения, проведено тестирование. Завхозам общежитий поставлена задача организации электронного учета мебели и бытового инвентаря общежитий.

2. Для эффективного управления процессами функционирования общежитий, по подготовленному в 2012 году техническому проекту, разработана и установлена новая программа 1С «Управление номерным фондом общежитий», которая позволяет вести единый централизованный учет состояния и использования жилого фонда, оформлять все необходимые для поселения и проживания документы, начислять плату за проживание и другие услуги, оказываемые в общежитиях. В программе созданы автоматические рабочие места начальника участка и завхоза общежития. Это значительно упрощает все процессы в Студгородке, как для работников, так и для проживающих, позволяет руководителю в режиме реального времени контролировать процесс поселения. Программа имеет широкие возможности по формированию различных статистических отчетов. Блоки программы постоянно дорабатываются с учетом возникающих в процессе работы потребностей. Планируется организовать в программе личные кабинеты проживающих для обратной связи с отделом поселения и начальниками участков общежитий.

3. До 2012 года не велось системного учета мебели и инвентаря в общежитиях. Не было понятно, какое количество мебели, в каком помещении установлено, в каком состоянии эта мебель. Когда возникал вопрос о том, какое количество тумбочек или кроватей необходимо купить, приходилось собирать сведения от начальников участков, которые, зачастую сами не могли однозначно ответить на этот вопрос. В итоге на планирование закупок уходило до 2х месяцев. Для решения данных проблем была организована разработка блока программы 1С по материальному учету с созданием автоматизированного рабочего места завхоза общежития. Программа позволяет вести учет всех материальных ценностей общежития, а именно: какие материальные ценности выданы проживающему, в какой комнате какая единица находится, в каком состоянии материальные ценности. Кроме того разработана система планирования замены мебели на любую дату в будущем. Т.е. сколько мебели с учетом срока службы необходимо менять в плановом порядке на год, на два и более вперед. Это позволяет заранее и на несколько лет спланировать расходы на закупки.

4. Создан новый сайт Студгородка, который по организации и внешнему оформлению полностью соответствует единому университетскому стилю и интегрирован в единую систему сайтов СПбГУ. На сайте размещена подробная информация об общежитиях, услугах оказываемых в Студгородке, объектах инфраструктуры, контактные данные и часы приема работников. Созданы специальные разделы, где можно ознакомиться с пошаговыми инструкциями по различным вопросам жизни в Студгородке, работе служб, документами, касающимися проживания в общежитиях. Регулярно публикуются актуальные новости и объявления.

5. На сайте Студгородка организованы и постоянно развиваются электронные услуги, такие как:

  • Возможность оплатить проживание с помощью банковской карты. Для оплаты проживания банковской картой на сайте создана прямая ссылка на операцию
  • Возможность заказать квитанцию на оплату проживания. Обучающемуся больше не надо идти в отдел поселения Студгородка за квитанцией и стоять в очередях. Достаточно оставить заявку на сайте Студгородка, заполнив соответствующую форму. Получить квитанцию через три рабочих дня можно у начальника участка общежития, то есть в том же здании, где и проживает обучающийся.
  • Оформить электронную заявку на ремонтные работы плотнику, сантехнику и электрику. Вызвать электрика, плотника или сантехника также можно через сайт Студгородка. Для этого достаточно зайти в раздел электронных услуг и заполнить электронную форму.

Более половины проживающих оценили новшество и успешно пользуются электронными услугами сайта.

IV.  Сервисы

 

1. Проведена работа по сдаче в аренду нежилых помещений в зданиях общежитий с целью организации новых объектов инфраструктуры. Были объявлены торги на продовольственный магазин, парикмахерскую, магазин канцелярских и хозяйственных товаров, аптеку и мастерскую по ремонту обуви. В апреле в здании 22 общежития была открыта парикмахерская, где также предоставляются услуги по маникюру. 26 августа в здании 16 общежития открыт продовольственный магазин. Помимо продуктов в магазине продается недорогая свежая выпечка. Торги по остальным позициям, к сожалению, признаны несостоявшимися ввиду отсутствия участников. Проблема отсутствия канцелярии и хозтоваров временно решена с помощью переговоров с арендатором продовольственного магазина, который любезно согласился  продавать некоторое количество канцелярских и хозяйственных товаров. В настоящее время ведется работа по организации повторных торгов, объявление которых запланировано на октябрь 2013 года.

2.  Продолжена работа по развитию спортивной инфраструктуры в Студгородке.

  • В сентябре 2012 года завершены работы по созданию площадки с уличными антивандальными всесезонными тренажерами. Тренажеры пользуются популярностью в любое время года, особенно у девушек.
  • В 2013 году организовано проведение работ по ремонту уличных футбольной, баскетбольной и волейбольной площадок  на территории Студгородка в Петергофе. Уже много лет они никем не ремонтировались, в результате ограждение во многих местах пришло в негодность, покрытие площадок также оставляло желать лучшего. Волейбольная и баскетбольная площадки заасфальтированы и являются травмоопасными. Планируется оборудование их современным безтравматическим покрытием из резиновой крошки, нанесение разметки, ремонт и покраска ограждения, замена спортивных сооружений, оборудование освещения площадок с помощью современных светодиодных светильников. Проведены необходимые конкурсные процедуры, по итогам которых с  выигравшей организацией заключен договор на выполнение работ. В настоящее время работы завершены, обновленные площадки были опробованы участниками спортивного праздника Петергофский Олимпик и были оценены весьма положительно.
  • Произведены закупки новых теннисных столов, в ближайшее время они  будут установлены в общежитиях, а также антивандальных уличных теннисных столов. Так что на территории Студгородка также теперь появилась и всесезонная площадка для игры в настольный теннис.
  • В период летних каникул организован и произведен силами СПбГУ косметический ремонт в помещении тренажерного зала в общежитии №13.
  • В два раза снижены цены на игру в бильярд в бильярдном зале в общежитии №20. Для удобства посетителей в зале установлены кофейные и снековые аппараты.
  • Пересмотрены тарифы на услуги пункта проката велосипедов и роликовых коньков. Введены дифференцированные тарифы. Теперь, чем большее время аренды спортивного инвентаря, тем дешевле час его пользования. Тарифы закреплены приказом первого проректора по экономике. Проведен анализ спроса на услуги пункта проката, который показал необходимость расширения ассортимента, а также увеличения количества велосипедов. В настоящее время объявлены торги на покупку 20-ти велосипедов, которые будут проведены в середине сентября.

3.  Оборудование в прачечных общежитий №4, 19 пришло в негодность. Так, например, из трех сушильных машин в прачечной общежития №4 работала всего одна. Остальные вышли из строя и ремонту не подлежали. Производить самостоятельную сушку вещей студентам оказалось проблематично, так как поставить металлическую сушилку для белья в пространствах комнат просто некуда. Стиральные машины также устарели, постоянно ломались и также нуждались в замене. В результате образовывались большие очереди из студентов на стирку белья. На работу прачечных от студентов поступали регулярные жалобы. Для удовлетворения спроса на стирку и ликвидацию очередей закуплены и заменены по две профессиональные стиральные и сушильные машины в прачечных общежитий №4, 19. В настоящее время проблем со стиркой уже не возникает.

4. Продолжена работа по переводу общежитий на уборку внешними клининговыми компаниями. В настоящее время клининговыми компаниями уже осуществляется уборка общежитий ПУНК и общежитий №1,2,3 на ул. Кораблестроителей, 20. С 01.09.13 на клининг переведены общежития №4,5, 19. Серьезных замечаний нет. Качество уборки вполне удовлетворительное. Несмотря на это техническое задание на уборку постоянно совершенствуется. Так, в последнем детализированы по видам работ размеры штрафов за все невыполненные работы, прописаны контрольные точки по времени выполнения для каждого вида работ.

V.    Оптимизация работы служб Студгородка

 

1. Более 10 лет в Университете отсутствовали документально оформленные Правила проживания в общежитиях. Существовало несколько локальных актов, в которых, правила проживания были прописаны лишь частично. Студентам зачастую в них было тяжело разобраться. Т.е. не было единого документа, где были бы прописаны правила, по которым организовано проживание в общежитиях, что приводило к тому, что коменданты и другие работники по-своему толковали эти правила, придумывали свои. Не были четко прописаны и обязанности проживающих в общежитиях. В течение двух лет работы были отработаны и усовершенствованы различные алгоритмы по вопросам проживания в Студгородке. Все они были оформлены в виде памяток и размещены на сайте Студгородкаи в Виртуальной приемной СПбГУ. В 2012 году был издан Временный порядок поселения, переселения и выселения обучающихся из общежития СПбГУ. При организации поселения первокусников в 2012 году он показал себя вполне успешным. В течение года алгоритмы, прописанные в нем, были усовершенствованы с учетом опыта работы и пожеланий студентов. В итоге в августе 2013 года был подготовлен проект Правил проживания, поселения, переселения и выселения в общежитиях СПбГУ, в которых были прописаны все необходимые процедуры, связанные с проживанием в общежитиях Студгородка. Правила были согласованы с работниками Юридического управления СПбГУ, проректором по учебной работе и утверждены приказом проректора по эксплуатации МТБ 23 августа 2013 года. Данные правила размещены на сайте Студгородка, на информационных стендах всех общежитий. Теперь при поселении, каждый обучающийся в обязательном порядке знакомиться с данными Правилами под роспись.

2. Также более 10 лет в Университете отсутствовала актуальная инструкция по пожарной безопасности проживающих в общежитиях. Последняя инструкция была утверждена во времена, когда существовали два отдельных друг от друга Студгородка ПУНК и ВУНК, данная инструкция давно не соответствовала современным требованиям правил противопожарного режима РФ. Совместно с работниками Отдела по пожарной безопасности СПбГУ была разработана и утверждена новая инструкция.  

3. Совместно с работниками управления по работе с молодежью организовано внесение изменений в Положение о порядке предоставления мест в общежитиях СПбГУ. С учетом опыта поселения обучающихся за прошедший год и предложений Студсовета СПбГУ сформулированы правки и уточнения в Положение. Правки вносились два раза и были отражены в приказах Проректора по учебной работе (см. здесь и здесь).

4. С учетом пожеланий и учебного графика студентов были изменены часы приема начальников участков общежитий и завхозов в сторону более удобного для студентов времени. Кроме того работники Отдела поселения (инспекторы, паспортисты) ведут прием по вопросам оформления документов теперь без обеденного перерыва. Обеденные перерывы работников разведены по времени.

5. Уже два года ведется работа по усовершенствованию системы оплаты услуг СПбГУ, оказываемых в общежитиях. Ранее существовали разные механизмы оплаты услуг (прачечные, компьютерный центр, телевидение, услуги проката, бильярд). Где-то стояли кассовые аппараты, где-то выписывались квитанции строгой отчетности. Не было единого учета поступающих доходов. Для того чтобы оплатить телевидение, необходимо было ежемесячно подходить в Компьютерный центр, что неудобно. Оплата почти всех услуг теперь начисляется в программе 1С вместе с платой за проживание. Это и услуги прачечных и услуги проката, игра в бильярд и т.д. Теперь за услуги прачечной, услуги пункта проката бытовой техники и спортивного инвентаря, игру в бильярд можно заплатить вместе с платой за проживание, так как все включено в одну квитанцию. Для того чтобы получить услугу, теперь не нужно ходить по разным инстанциям и выписывать различные квитанции, и оплачивались их в разных местах. Кроме того, это позволяет централизованно учитывать доходы, поступающие от оказания услуг. Совершенствуются также и способы оплаты. Информация о способах оплаты и подробные пошаговые инструкции размещены на сайте Студгородка в специальном разделе Электронные услуги. Внести плату за услуги теперь можно не только через кассу Университета, но и через терминалы различных банков (Сбербанк, Уралсиб) web-кошельки, банковской картой. Для оплаты проживания банковской картой на сайте Студгородка создана прямая ссылка, таким образом, для входа в систему оплаты банковской картой достаточно одного клика мышки. Как уже отмечалось, заказать квитанцию на оплату проживания теперь можно не выходя из дома через интернет, заполнив соответствующую форму на сайте Студгородка.

6. Долгие годы в Университете фактически независимо друг от друга существовало несколько бухгалтерий, не было единого бухгалтерского учета. Почти каждое подразделение имело свою бухгалтерию, учет финансовых средств в которой велся в своей программе и по своим, не всегда корректным правилам. При слиянии различных бухгалтерских баз данных в 2009 году, а также баз данных программ, в которых велись начисления платы за проживание, возникла проблема существенного расхождения информации по взаиморасчетам с клиентами межу базой данных 1С «Поселение» и 1С «Бухгалтерия государственного учреждения». Расхождения составляли порядка 10 млн. руб. Причиной таких расхождений явились многочисленные ошибки в начислениях, которые в течение нескольких лет совершались работниками бухгалтерий и отделов поселения Студгородка., а также некорректный импорт данных при слиянии баз. Необходимо было срочно организовать работу по выявлению источников ошибок и их исправлению. Уже более года такая работа налажена. В настоящее время уже исправлены ошибки по 4100 контрагентам. Налажена также работа, при которой подобных случаев больше не возникает.

7.  При проверке оформления документов на проживание в общежитиях в 2011 году было обнаружено множество недостатков и ошибок. Так, например, в общежитиях ВУНК договор найма, заключаемый с проживающим, отличался по форме от договора найма который направлялся в УФМС для постановки проживающего на регистрационный учет. По сути, с поселяемым заключалось два разных договора. Кроме того было обнаружено много ошибок в самих договорах. Площадь комнаты, указанной в договоре найма, соответствовала площади всего общежития и составляла порой 4200 кв.м., в некоторых договорах она соответствовала 0 кв.м. При переселении из комнаты в комнату, проживающему либо вовсе не оформляли никакого документа, либо заключали новый договор найма, никак не прекращая действие предыдущего, в результате чего, у проживающего в наличии было несколько одновременно действующих договоров. Выселение из общежитий вообще не оформлялось никаким документом. Указанные недостатки явились следствием как невнимательной работы при оформлении документов сотрудников Отдела поселения, так и неверными настройками в программе 1С, а также отсутствием четких инструкций по оформлению документов в тех или иных ситуациях. Была проведена работа по внесению соответствующих исправлений в настройках программы, проведено обучение персонала, совместно с работниками юридического управления разработаны специальные формы документов на разные случаи. Теперь переселение оформляется дополнительным соглашением к договору найма, которым вносятся соответствующие изменения в договор. Выселение обязательно фиксируется актом сдачи жилого помещения, в случае досрочного выселения оформляется соглашение о досрочном расторжении договора найма.

8. Система контроля и управления доступом (СКУД) в общежитиях ВУНК была организована технически по-разному. В некоторых зданиях она фактически отсутствовала, в некоторых работала по своим правилам. При этом она не позволяла обрабатывать данные, контролировать проходы, делать отчеты по проходам даже в пределах одного здания. Не было единого бюро пропусков, в каждом общежитии выдавались свои пропуска, которые отличались друг от друга. Оборудование таких систем давно устарело, турникеты часто ломались, а мониторов с выведением на них информации о проходящих через турникет либо вовсе не было, либо изображение на монитор не выводилось. Была поставлена задача не только модернизировать действующие системы, но и создать единую СКУД по всем общежитиям ВО и Петергофа, объединить базы данных, создать единое бюро пропусков, работающее во всех общежитиях по единому стандарту, выдавать пропуска единого образца. Было организовано проведение полного обследования имеющегося оборудования, составлена смета на покупку дополнительного оборудования и запасных частей (контроллеры, считыватели, турникеты и.т.п.) для модернизации системы контроля и управления доступом. В настоящее время все необходимые конкурсные процедуры по закупке оборудования проведены, детали поставлены. Первым этапом для модернизации выбраны общежития на ул. Кораблестроителей. В настоящий момент завершаются работы по переводу этих зданий на новый СКУД и уже печатаются и выдаются новые пропуска.

9. Проработан новый способ увеличения числа мест под поселение студентов городских факультетов путем заключения договоров-аренды университетом зданий городских хостелов и гостиниц. В СПбГУ существует дефицит мест в общежитиях в центральных районах города, в результате чего большая часть студентов «городских» факультетов вынуждена проживать в общежитиях в Петергофе и ездить каждый день на занятия, теряя на дорогу по 4 часа в день. Университет решает проблему нехватки мест путем строительства нового корпуса на ул. Кораблестроителей и оптимизации уже имеющих зданий на Васильевском острове. Однако этих мер на данный момент недостаточно, а строительство нового корпуса займет несколько лет. Чтобы сгладить ситуацию проработан вопрос заключения на конкурсной основе договора-аренды университетом городских хостелов и гостиниц. Было подготовлено техническое задание, в котором подробно описаны условия размещения студентов и организованы торги, однако, ввиду слишком жестких условий предъявляемых к участникам конкурса, торги не состоялись. В настоящее время техническое задание пересмотрено и планируется запустить новые конкурсные процедуры.

10. Организовано поселение студентов-первокурсников, поступивших в СПбГУ в 2013 году. Поселение, как и в прошлом 2012 году, прошло довольно успешно без существенных проблем. На 06.09.13 поселено 3700 человек. При этом многочисленных и длительных очередей, в целом, не наблюдалось - все службы работали оперативно (время выдачи пропусков на КПП Студгородка ПУНК составляло 20 сек.). Лишь однажды, когда 70 первокурсников, определённых в 15 общежитие, приехали для поселения почти одновременно, некоторым из них пришлось немного подождать (О результатах см. новость на сайте).

VI.    Оптимизация штатного расписания


1. Проведена работа по оптимизации штатного расписания Студгородка. До конца 2011 года в каждом общежитии ВУНК существовало свое штатное расписание, функциональные обязанности работников были распределены не рационально, в разных общежитиях работники, занимавшие одинаковые должности, выполняли отличающиеся друг от друга обязанности, количество персонала отличалось, причем количество персонала не было ничем обосновано. Часть ставок была вовсе неэффективна. Так в 4, 19 и 3 общежитии существовали администраторы и горничные, обязанности которых были не понятны, в 19 общежитии существовало одновременно три завхоза. В общежитии №13 отдельно существовал участок по обслуживанию временного контингента, обслуживающий только два этажа здания. Одновременно в Студгородке существовало два отдела поселения, которые работали по разным правилам. Зарплата работников не всегда соответствовала объему выполняемой ими работы, у некоторых работников заработная плата была необоснованно завышена, хотя объем выполняемой ими работы был таким же, как и у других работников на той же должности. Штатное расписание было приведено к унифицированному виду, четко разделены обязанности и ответственность между работниками. Неэффективные ставки сокращены, работникам занимавшим их предложены другие должности.  Премиальные выплаты между работниками распределены исходя из объема выполняемой работы. Определены четкие критерии оценки объема работы материально ответственных лиц, начальников участков, уборщиков и других работников. Отделы поселения ВУНК и ПУНК объединены в один, с одним руководителем. Работа отдела поселения огранизована по единым правилам.

2.  Должностные инструкции работников Студгородка в большинстве случаев отсутствовали или давно потеряли актуальность. Обязанности различных работников дублировались и не были подробно определены, как правило, это были достаточно размытые фразы, которые скопированы из Интернета и не адаптированы под специфику Студгородка. В связи с этим была организована работа по разработке и утверждению должностных инструкций всех работников согласно штатному расписанию. Должностные инструкции постоянно совершенствуются, уточняются и дополняются. В них теперь четко прописаны квалификационные требования, предъявляемые к работникам, с учетом специфики их работы и четко определены их должностные обязанности.

3. Разработана процедура аттестации начальников участков общежитий и инспекторов на предмет квалификационных навыков и качества исполнения обязанностей. Подготовлены специальные билеты с заданиями для аттестации.

4.  Хотелось бы отметить, что в течение двух лет решался вопрос трудоустройства студентов СПбГУ, что, во-первых, позволяло работать недалеко от места проживания и учебы, во-вторых, еще будучи студентами получить опыт определенный работы. В общей сложности на работу в Студгородке было принято 15 обучающихся на разных уровнях образования в Университете. Студенты занимались и аналитической работой и работой по обслуживанию и ремонту техники и решали сложные задачи в качестве руководителей. Стоит заметить, что студенты очень ответственно и инициативно относятся к работе, качество работы порой не уступает уровню опытных работников.

VII.    Обеспечение общественного порядка


Налажена начатая в прошлом году системная работа по применению дисциплинарных взысканий к нарушителям правил внутреннего распорядка СПбГУ в общежитиях. Отработан механизм фиксации нарушений. По каждому зафиксированному нарушений с нарушителей запрашивались объяснения и готовился проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания. Таким образом, у нарушителей уже не возникает ощущения полной безнаказанности за проступки подобно той, которая существовала в прежние годы. На основании актов фиксации нарушений, нарушителям объявляются выговоры и строгие выговоры, за повторные нарушения – отчисление из СПбГУ. За год к нарушителям применено около двух десятков дисциплинарных взысканий различной строгости вплоть до отчисления из СПбГУ. Для информирования проживающих о примененных к нарушителям взысканий, на сайте Студгородка создан специальный раздел "О нарушениях правил внутреннего распорядка", в котором публикуются приказы о вынесении взысканий. Доступ к данному разделу открыт для всех желающих.

VIII.  Благоустройство территории


1.  Продолжена работа по благоустройству территории Студгородка.

  • Закуплены и установлены дополнительные антивандальные скамейки, которые позволили расширить зону отдыха.
  • Впервые на территории разбита большая клумба, для создания которой использован дизайнерский проект студентов проживающих в общежитиях. Для работы по разбивке клумбы на местности был привлечены геодезисты ресурсного центра СПбГУ Космических и геоинформационных технологий, которые с помощью современного оборудования осуществляли разметку.  Кроме того, у каждого общежития впервые установлены вазоны с цветами.
  • Повышены требования к уходу за территорией со стороны клининговых компаний. В техническое задание на услуги включен уход за деревьями, клумбами и газонами.
  • Организовано взаимодействие с преподавателями кафедры дизайна среды СПбГУ с целью привлечь студентов к разработке комплексного проекта благоустройства территории Студгородка. Данная тема была предложена в качестве темы дипломной работы выпускников.

Результаты работы по благоустройству территории не остались не замеченными поселяющимися.

Похожие материалы