Прием граждан проректором по воспитательной работе и организации приема А. В. Бабичем

Дата создания

04.09.2021 поступил вопрос на портал СПбГУ через Сервис «Виртуальная приёмная» от обучающейся университета Илоны Игоревны Малыгиной, (зарегистрирован 06.09.2021 РК 01-13-1616) по вопросу подачи документов и заявления через Личный кабинет обучающегося (далее — ЛК) для получения государственной академической стипендии в повышенном размере (далее — ПГАС).

08.09.2021 проректором по воспитательной работе и организации приема А. В. Бабичем был проведен личный прием И. И. Малыгиной. В приеме также участвовали начальник Управления по работе с молодежью В. А. Савинов и заместитель начальника Управления по работе с молодежью Т. В. Сырчикова.

А. В. Бабичем было отмечено, что обучающимися Университета было подано около 1700 заявок на ПГАС, при этом поступило только два обращения о наличии проблем при подаче заявления. С целью усовершенствования системы подачи заявлений было решено провести личный прием с обучающимися, подавшими обращения, и обсудить возникшие трудности при формировании заявления и загрузке документов.

В ходе личного приема были обсуждены вопросы, направленные заявительницей в «Виртуальную приемную».

  1. Заявительницей в обращении был задан вопрос о необходимости загрузки документов, которые были ранее загружены в ЛК. Заявительница написала, что ей необходимо было заново загружать ранее уже загруженные документы.

Было сообщено, что в инструкции по подаче заявления содержится информация о том, что документы, загруженные ранее, доступны при проведении проверки. Кроме того, в случае возникновения вопросов по подаче заявки, обучающиеся могут обратиться к заместителям начальника Управления по работе с молодежью по направлениям для получения разъяснений.

И. И. Малыгина объяснила, что в связи с тем, что завершила заполнять заявление в выходные дни (5 сентября), у нее не было возможности обратиться к сотрудникам Университета для уточнения возникших вопросов, но в последствии сотрудником Управления по работе с молодежью были даны комментарии по данному вопросу.

  1. Заявительницей в обращении был задан вопрос о невозможности внести изменения в заявку на ПГАС.

А. В. Бабич указал на то, что возможность редактирования заявления в ЛК предусмотрена, таким образом, есть возможность удалить неактуальные достижения, не создавая заявку заново.

Однако, если при попытке редактирования возникли трудности технического характера, необходимо предоставления скриншоты с возникающей ошибкой для того, чтобы можно было определить, в связи с чем возникли данные трудности и устранить потенциальную возможность их возникновения в будущем, в том числе и у других обучающихся.

И. И. Малыгиной было отмечено, что в дальнейшем при возникновении технических трудностей, при обращении она предоставит скриншоты экрана.

  1. Заявительницей в обращении было отмечено, что в Личном кабинете неудобно просматривать для проверки загруженные документы.

И. И. Малыгина пояснила, что данный вопрос связан с технической особенностью просмотра загруженных документов: после открытия страницы отдельного документа при возвращении на предыдущую открытую страницу со списком документов необходимо заново раскрывать поля для каждого документа.

Т. В. Сырчикова продемонстрировала на примере Личного кабинета заявительницы техническую возможность просматривать каждый загруженный документ, не переходя на новую страницу, таким образом, данные каждый раз не обновляются.

  1. Заявительницей в обращении было отмечено, что новые сроки подачи заявки были опубликованы поздно, таким образом, часть статей не были опубликованы к сроку завершения подачи документов, и соответственно, не могут быть учтены при рассмотрении заявки.

А. В. Бабич отметил, что установить срок подачи заявок с 16.08.2021 по 05.09.2021 было решено в связи с тем, что по федеральному законодательству в сфере образования выплата стипендии должна происходить ежемесячно. Именно для обеспечения выполнения данного требования федерального законодательства и установлены такие сроки приёма заявлений.

В связи с тем, что для проверки документов, а также для организации выплат требуется время, чтобы выплатить ПГАС обучающимся за сентябрь, сроки подачи документов были установлены с середины августа.

Также было отмечено, что вопрос о сроках подачи заявлений обсуждался со Студенческим советом СПбГУ в весеннем семестре, а также отдельно начальником Управления по работе с молодёжью В. А. Савиновым с председателем Студенческого совета М. М. Мочаловым. Со стороны представителей Студенческого совета не было высказано принципиальных возражений по данному вопросу.

Распоряжение от 30.07.2021 № 2689/1р «Об организации работы по назначению студентам СПбГУ государственной академической стипендии в повышенном размере в осеннем семестре 2021-2022 учебного года» было размещено на официальном портале Университета, была организована рассылка информационных писем обучающимся на корпоративные почты. Кроме того, рассылка была сделана и зачисленным на первый курс на адреса электронной почты, указанные при подаче заявления о приеме на обучение.

А. В. Бабич обратил также внимание на то, что при решении вопроса об установлении срока подачи заявок невозможно учесть все индивидуальные ситуации, связанные со сроками издания сборников статей, которые могут быть учтены при назначении ПГАС.

  1. Заявительницей в обращении были описан ряд проблем, связанных с работой с информационной системой «Pure».

А. В. Бабич обратил внимание на то, что для обучающихся, которые подают заявки на ПГАС, была разработана инструкция по работе с информационной системой «Pure».

И. И. Малыгина отметила, что в инструкции не были отражены все необходимые аспекты загрузки информации о публикациях, но в ходе обсуждения не смогла указать конкретные примеры недочетов в инструкции.

А. В. Бабич попросил заявительницу прислать дополнения по разработанной инструкции, в случае необходимости.

Заявительница также задала вопросы, которые не были ей направлены в рамках обращения в «Виртуальную приемную».

Обучающаяся отметила слишком короткий срок тайм-айута сессии в Личном кабинете обучающегося. А. В. Бабич ответил, что короткий срок тайм-аута сессии установлен в целях безопасности: при долгом отсутствии действий со стороны пользователя исключается возможность просмотра личных данных на открытой вкладке третьими лицами.

Также И. И. Малыгина задала вопрос о том, почему необходимо подписывать заявление.

В связи с этим А. В. Бабич обратили внимание на то, что к проверке документов привлекаются обучающиеся, поэтому необходимо подписание заявления о согласии на обработку персональных данных, которое необходимо Университету для организации передачи доступа к данным третьим лицам (не работникам Университета).

Печать E-mail

  • Просмотров: 166

Обращаем Ваше внимание на то, что ответы на вопросы, размещённые в Виртуальной приёмной, подготовлены на основании нормативных актов, действующих на день размещения ответа. При ознакомлении с ответами просим Вас учитывать данное обстоятельство и принимать во внимание возможность изменения действующего законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов СПбГУ.