Обеспечение местами в общежитиях обучающихся СПбГУ

Вопрос: 

Студсовет факультета вычислительной математики и кибернетики МГУ обратился к ректору В.А. Садовничему с просьбой о гарантиях поселения в общежитиях МГУ всех иногородних студентов и аспирантов. И создании электронной карты расселения в общежитиях МГУ. А как обеспечиваются общежитиями иногородние студенты вашего университета и есть ли электронная карта расселения у Вас?

Ответ Первого проректора по учебной, внеучебной и учебно-методической работе СПбГУ Бабелюк Екатерины Геннадьевны:

Места в общежитиях Санкт-Петербургского государственного университета предоставляются всем нуждающимся в поселении обучающимся Университета в соответствии с Положением о предоставлении обучающимся мест в общежитиях СПбГУ.

На сайте Университета можно ознакомиться с типами общежитий,  а также получить информацию об  имеющихся местах для поселения и переселения, воспользовавшись существующим сервисом «Карта свободных мест».

Но всего пять лет назад ситуация была совсем другой. В августе-сентябре 2011 система поселения испытала коллапс: первокурсников не могли поселить сутками. Очередь студентов и их родителей тянулась от КПП до зданий на сотни метров. Родители студентов буквально дрались за место в этой очереди. Не был подготовлен жилой фонд, поэтому не знали куда поселять новичков, где имеются свободные места и сколько их в каждом общежитии. Службы Студгородка (отдел поселения, начальники участков, служба охраны) работали вразнобой, каждая по отдельности, никакой координации не было.

Иногородние студенты приезжали в Петергоф целыми автобусами и бежали на КПП. Там на каждого сотрудники заполняли карточки, чтобы выписать пропуск. А в отделе поселения была неверная, устаревшая информация о наличии свободных мест в общежитиях (из-за отсутствия компьютерного учета). Сотрудники отдела обзванивали комендантов, а первокурсники в это время ждали, когда найдут для них места. Схема поселения была нерациональной, многоэтапной и трудозатратной: КПП — отдел поселения — общежития (коменданты и завхозы). В Студгородке долгие годы не велось никакого учета жилого фонда (см.Справка о состоянии дел в общежитиях). Весь «учет» сводился к записям комендантов общежитий в разграфленных тетрадках в клеточку (там вписывались фамилии проживающих, зачеркивались, вписывались новые...). И если тогдашнему директору Студгородка требовалось узнать, например, наличие свободных мест, он звонил комендантам общежитий и спрашивал. Фактически свободными местами тогда «владели» и распоряжались коменданты, поэтому именно с ними решались вопросы о переселении в лучшие комнаты. Но даже коменданты не до конца знали, как используются помещения.

Ситуация изменилась кардинально, когда осенью 2011 года ректор СПбГУ Н.М.Кропачев назначил Дмитрия Михайлова и.о. директора Студгородка. Дмитрий тогда учился в магистратуре СПбГУ и был председателем студсовета физического факультета. Это он вместе с Антоном Ягельницким, председателем студсовета факультета ПМ-ПУ, организовали процесс поселения «своих» иногородних первокурсников, при полном бездействии тогдашней администрации Студгородка. Студенты-волонтеры, члены студсоветов гасили вспыхивающие конфликты, помогали поселять студентов, общались с родителями новичков (см.Материалы с приема граждан 16.09.2011, п. 3; Об эффективности назначения студента директором cтудгородка;Об эффективности назначения студента директором Студгородка: с дополнениями от 15.10.2013).

Начали с полной инвентаризации. По поручению ректора была создана специальная комиссия. Вместе с представителями Студсовета СПбГУ, профкома сотрудников, профкома студентов директор Студгородка ходил и осматривал все здания. Выясняли и записывали, сколько комнат занято, сколько пустует, в каком они состоянии, как используются нежилые помещения. Несколько месяцев длилась первая масштабная инвентаризация — с ноября 2011 до марта 2012 года. Эти данные стали основой для принятия дальнейших решений об использовании помещений.

Параллельно вводили электронный учет помещений. Начальникам участков общежитий (которые прежде назывались комендантами) поставили компьютеры. Все прежние записи в тетрадочках были оцифрованы, переведены в электронные «шахматки» (некоторым для этого пришлось обучаться работе на компьютере «с нуля»). Эти данные постоянно уточняли, дополняли. А главное, стала вырисовываться общая картина, которая позволяла планировать деятельность Студгородка на ближайшее время и на годы вперед.

Кроме того, был запущен проект по разработке специального программного блока на базе 1С. Была создана такая система учета состояния и использования жилого фонда общежитий, при которой в любой момент времени уполномоченное лицо может удаленно (используя Интернет) получить доступ к информации о занятых и вакантных местах, а также сводную таблицу использования жилого фонда. Программа была запущена уже в августе 2012 года. Названа она была 1С «Студгородок: Управление номерным фондом».

Сегодня процесс поселения максимально автоматизирован. Многие операции производятся заранее. При поступлении абитуриенты в своем заявлении указывают, нуждаются ли они в общежитии. Сотрудники управления по работе с молодежью по критериям, разработанным с участием Студсовета, распределяют студентов по общежитиям. Эти списки, утвержденные приказом проректора по учебной работе, размещаются на сайте Университета (см.Список обучающихся для поселения в общежития СПбГУ с 25 августа 2016 года) и вывешиваются на стендах перед каждым общежитием. Студенты заранее распределяются по комнатам.

В сентябре этого года студенты приезжали по-прежнему автобусами. Но выдача пропуска на КПП занимает теперь 20 секунд (просто найти данные студента в базе Системы контроля доступа и нанести на бланк электронного пропуска), и никакой очереди. Студенты шли в общежития (каждый — в свое). Начальник участка находил его данные в информационной базе, печатал договор найма, документы на выдачу материальных ценностей, выдавал ключи. Очереди были, но небольшие. К процессу поселения привлекались студенты старших курсов, члены студсоветов, которые в это время знакомили новичков с правилами проживания в общежитиях (под роспись). А директор Студгородка теперь мог, находясь на рабочем месте, через программу наблюдать за ходом поселения в режиме реального времени. Вся статистика о количестве поселенных студентов по каждому общежитию выводится на монитор компьютера.

Метки: Студгородок, Общежития