21 сентября 2016 года в 15:30 начальником управления кадров ГУОРП С. В. Морозовой был проведен приём с участием О. В. Гребенщиковой, А. В. Морозова, В. А. Савинова по факту получения обращений работника о предоставлении структуры подчинения должностных лиц Академической гимназии им. Д. К. Фаддеева СПбГУ, о предоставлении копии приказа о проведении проверки санитарного состояния комнат проживающих в АГ обучающихся и правил проживания в АГ обучающихся, об ознакомлении с утверждёнными графиками выхода на работу воспитателей АГ, о табеле учета их рабочего времени, а также о взаимоотношениях коллектива с Е. Г. Берницевой, заместителем начальника управления по работе с гимназистами (управление по работе с молодежью).

Начальник управления кадров ГУОРП С. В. Морозова заявила о необходимости выявления всех проблем, в том числе и не указанных в обращениях, поскольку Академическая гимназия никогда не отличалась большим количеством жалоб, а сложившаяся ситуация опровергла это. В ответ О. В. Гребенщикова сообщила о наличии большого количества проблем, возникающих, по её мнению, из-за Е. Г. Берницевой, которая не считает нужным общаться с подчиненными устно. Работник отметил, что она и её коллеги не были уведомлены даже о смене расположения кабинетов воспитателей, не говоря уже о получении их мнения по данному вопросу. О. В. Гребенщикова назвала это многолетней проблемой. Однако В. А. Савинов отметил, что Е. Г. Берницева была переведена на должность заместителя директора АГ только в сентябре 2013 года, а сама О. В. Гребенщикова работает в АГ с апреля 2015 года.

О. В. Гребенщикова выразила желание получить информацию о должностном лице, с которым можно взаимодействовать по возникающим вопросам, поскольку коллектив не знает, к кому обращаться. В частности, по вопросу утверждения графика работы коллектив направлял обращение к их непосредственному руководителю Е. Г. Берницевой, оставшееся без ответа, вследствие этого факта идентичное обращение было адресовано В. А. Плоткину, на что коллективу было сообщено, что АГ не относится к компетенции В.А. Плоткина. В. А. Савинов сообщил, что в настоящее время совместно с юридическим управлением и кадровой службой ведётся работа по обновлению должностных инструкций и трудовых договоров сотрудников АГ, где будут указаны непосредственные руководители работников.

Далее Морозова С. В. разъяснила, что обращение в прокуратуру является крайней мерой. Любой сотрудник СПбГУ может записаться на приём к начальнику ГУОРП для решения проблем, контактная информация должностных лиц представлена на сайте СПбГУ в свободном доступе. Если бы Гребенщикова О. В. обратилась в ГУОРП напрямую, это позволило бы более оперативно отреагировать на сложившуюся ситуацию.

Гребенщикова О. В. сообщила, что обращалась с вопросами к Савинову В. А. посредством электронной почты, но ответа по существу не получила, а в АГ «последовали репрессии», в частности, некоторым сотрудникам были поставлены отсутствия в табеле учёта рабочего времени и в итоге было уволено несколько человек.

С. В. Морозова поинтересовалась, не вовлекаются ли воспитанники АГ во внутренние конфликты коллектива. О. В. Гребенщикова подтвердила, что воспитанники ограждены от этих проблем.

Далее начальник УК ГУОРП приступила к предоставлению ответов на обращения работника. О. В. Гребенщиковой было разъяснено, что она находится в двойном подчинении: непосредственно руководит ею Е. Г. Берницева, а также она находится в оперативном подчинении у В. А. Савинова. Также было уточнено, что Н. И. Калашникова (ведущий специалист, отдел по внеучебной работе по программам общего и среднего профессионального образования) не может давать О. В. Гребенщиковой поручения от своего имени. Н. И. Калашникова выполняет часть «бумажной» работы Е. Г. Берницевой и лишь доводит до сведения коллектива АГ информацию от руководителя. О. В. Гребенщикова отметила, что в её адрес поступали поручения непосредственно от самой Н. И. Калашниковой. С. В. Морозова поручила В. А. Савинову на ближайшем совещании коллектива получить документ, подтверждающий данный факт.

О проверке санитарного состояния комнат проживающих в АГ обучающихся С. В. Морозова сообщила, что в обязанности Е. Г. Берницевой входит проверка соответствия комнат требованиям санитарно-эпидемиологического контроля и она вправе контролировать состояние помещений даже ежедневно, привлекая для этого любых сотрудников, находящихся в её непосредственном подчинении, издание приказа для этого не требуется. О. В. Гребенщикова выразила желание уточнить должностные обязанности Е. Г. Берницевой, в чём ей было отказано. С. В. Морозова аргументировала это тем, что поручения, даваемые Е. Г. Берницевой, лежат в рамках исполнения ею должностных обязанностей, а О. В. Гребенщикова, в свою очередь, выполняет только то, что относится к её должностным обязанностям, Е. Г. Берницева вправе контролировать и организовывать работу коллектива по своему усмотрению.

Далее О. В. Гребенщикова задала дополнительный вопрос о критериях санитарной проверки комнат обучающихся, поскольку ни коллектив АГ, ни обучающиеся не понимают, что от них требуют соблюдать. С. В. Морозова отметила, что закон по санитарно-эпидемиологическому надзору есть в открытом доступе в сети Интернет. В. А. Савинов сказал, что порядок в комнатах обучающихся является частью воспитательного процесса и полный список требований представить невозможно, следует ориентироваться в том числе на личный родительский опыт. С. В. Морозова предложила В. А. Савинову составить памятку по нормам санитарно-эпидемиологического контроля для использования в работе воспитателей.

Также О. В. Гребенщикова отметила, что при проверке комнат обучающиеся говорят о незнании правил проживания в АГ. В результате С. В. Морозова попросила В. А. Савинова уточнить, ознакомлены ли сотрудники АГ с соответствующими правилами проживания в АГ, поскольку знание правил входит в обязанности воспитателей. В. А. Савинов дал обещание организовать ознакомление с правилами при их наличии (присутствующие смогли назвать только правила проживания в общежитиях СПбГУ).

О. В. Гребенщикова отметила отсутствие у обучающихся АГ доступа к питьевой воде в ночные часы, поскольку бойлер находится в столовой, которая закрывается в 21:30, а отбой происходит в 23:00; возможно было бы предотвратить простудные заболевания, предоставив кулер для пользования обучающимся АГ. О. В. Гребенщикова сообщила, что с данным вопросом к Е. Г. Берницевой обращались на родительском собрании, но она сообщила, что ни обучающимся, ни воспитателям не разрешается иметь чайники в комнатах в целях соблюдения правил пожарной безопасности, а исполнение заявки на получение кулера займёт длительное время.

В отношении вопроса о графике работы работник сообщил, что у коллектива есть сомнения в правильности составляемых графиков работы. Прежде у каждого сотрудника АГ была 30-часовая рабочая неделя, график работы согласовывался заранее на календарный год вперёд. С. В. Морозова отметила, что более удобен существующий в настоящее время «скользящий» график, компенсирующий недостатки прежнего графика, возникающие при временных отсутствиях работников; работники должны быть ознакомлены с графиком заранее, что должен обеспечивать начальник управления по работе с молодежью В. А. Савинов, поскольку на настоящий момент графики работы утверждает он.

О. В. Гребенщикова сообщила об ошибках в табеле учёта рабочего времени за август 2016 года. Находящийся в отпуске коллектив АГ был проинформирован 26 августа 2016 года посредством смс-сообщений о предстоящем 29 августа совещании, куда необходимо явиться всем. 29 августа, придя на совещание, сотрудники коллектива ознакомились с графиком работы, причем О. В. Гребенщикова обнаружила, что 26 августа 2016 года у неё был первый рабочий день после отпуска, что впоследствии было отражено в табеле как неявка на рабочее место. Работник отметил, что были и другие несоответствия в табеле: в частности, отработанные дни были отмечены как выходные и наоборот. Также О. В. Гребенщикова показала копии графиков работы, где были указаны пустые строки вместо фамилий работников, но распределено время дежурства. Как она полагает, коллективу пришлось отработать большее количество смен за не явившихся согласно графику работы новых сотрудников. Коллектив обращался к Е. Г. Берницевой, но на вопросы в устной форме она отказалась отвечать. В. А. Савинов заверил О. В. Гребенщикову, что имела место ошибка в пересменке, которая была устранена до 2 сентября 2016 года.

По итогам совещания О. В. Гребенщикова запросила предоставить ей ответ в письменной форме, чтобы она могла довести полученные ответы до сведения коллектива АГ на ближайшем совещании. Поручение о подготовке ответа в срок до 26.09.2016 дано помощнику начальника управления кадров ГУОРП Л. И. Щукиной.

В. А. Савинов должен проконтролировать процесс согласования должностных инструкций сотрудников АГ, представить правила проживания обучающихся в АГ и памятку по соблюдению норм санитарно-эпидемиологического контроля коллективу АГ, провести разъяснительную беседу с Е. Г. Берницевой; организовать предоставление ответов на вопросы О. В. Гребенщиковой и коллектива АГ, направленных в адрес Е. Г. Берницевой; организовать корректировку табелей учёта рабочего времени за август — сентябрь 2016 года, обеспечить своевременную разработку и ознакомление работников АГ с графиком работы на последующие периоды.